login »

Aanmelding en intake

In deze fase brengt een van de partners een cliënt aan bij het Zorg- en Veiligheidshuis (ZVH). Vervolgens is het doel om te bepalen of een casus in het ZVH thuishoort (of niet). Deze inschatting wordt gemaakt op basis van de aard van de problematiek zoals aangegeven door de aanmelder.

De stap speelt zich af tussen de aanmeldende partner en de procesregisseur van het zorg- en ZVH. Er vinden in deze fase nog geen verstrekkingen plaats aan andere partners/deelnemers in het ZVH. De gegevens blijven de verantwoordelijkheid van de aanbrenger.

Informeren cliënt
Het informeren van de cliënt over de melding bij het Zorg- en Veiligheidshuis is verplicht. Wijs aandragers van casussen op het feit dat ze een eventuele melding bij het ZVH altijd eerst bespreken met de cliënt.

Als er inhoudelijke redenen zijn om dit op een later tijdstip te doen, dan is dit wel mogelijk. Leg dan de reden hiervan vast en geef aan op welk moment de betrokkene geïnformeerd gaat worden.

Aanmeldprocedure

Aanmelding kan alleen door een partij die ook convenantpartner is en waarvoor de bevoegdheidsverlening (zie: tabblad Inrichting) aan de procesregisseurs in het ZVH (om namens hen werkzaamheden uit te voeren) juist geregeld is.

Er kunnen alleen casussen worden aangemeld door partners waarvan de kerntaak direct aansluit bij een of meer van de elementen van de definitie van wat complexe problematiek is

Zorg dat er sprake is van een heldere aanmeldprocedure en dat deze duidelijk gecommuniceerd wordt.

De vertegenwoordigers van de deelnemende partijen van het ZVH weten hoe en waar ze een casus kunnen aanmelden en aan welke criteria een casus moet voldoen.

Bij de aanmelding is het belangrijk dat de aanmelder aangeeft:

  • ter uitvoering van welke (wettelijke) taak/taken deze aanmelding geschiedt;
  • op basis van welke wettelijke grondslag(en) de aanmelding door deze partij plaatsvindt;
  • of voor de aanmelding en gegevensuitwisseling de toestemming van de betrokken cliënt is vereist, en zo ja, of die toestemming is verkregen.

Aanmelding door een niet convenantpartner
Indien een niet convenantpartner wil aanmelden dan is dit niet mogelijk omdat de bevoegdheidsverlening aan het ZVH niet is geborgd. De aangewezen weg is dan om de organisatie die wil aanmelden dit te laten doen via de inhoudelijk meest logische convenantpartner.

Namens wie handelt het Zorg- en Veiligheidshuis?

Het Zorg- en Veiligheidshuis (ZVH) handelt nooit op eigen titel, maar altijd namens de ketenpartner die de casus aanbrengt. De procesregisseur ondersteunt de aanbrenger bij de goede uitvoering van diens (publiekrechtelijke) taak en handelt onder verantwoordelijkheid van de aanbrenger. De procesregisseur is de facto uitvoerder voor de aanmeldende partner.

De aanmelding wordt in de praktijk in ontvangst genomen door een medewerker van het ZVH die vervolgens, namens de aanmeldende partij, de intake in gang zet. Het ZVH verwerkt casusgegevens dus niet op eigen titel, maar ten dienste en onder verantwoordelijkheid van de ketenpartner die de casus aanbrengt. Dit betekent dat de medewerkers van het ZVH hun werkzaamheden uitvoeren ten behoeve van en onder verantwoordelijkheid van de partner die de casus aanbrengt (en de zeggenschap over de gegevens blijft liggen bij deze partner).

Wat betekent dit voor de positionering?
Voor de positionering van het ZVH betekent dit dat het ZVH niet zelfstandig taken uitvoert en ook geen casussen overneemt, maar faciliterend is t.b.v. de taken van de partners die deelnemen in het samenwerkingsverband. De partners houden daarbij hun eigen verantwoordelijkheid.

Deze constatering betekent o.a. dat er sprake moet zijn van de juiste bevoegdheidsverlening van de betreffende partners aan de procesregisseurs in het ZVH.

Voorbeeld: indien het ZVH een casus uitvoert namens de politie, dan zal de procesregisseur informatie opvragen (en/of verstrekken) namens de politie. De procesregisseur is in dit geval voor zowel het opvragen als het verstrekken van gegevens gebonden aan de wet- en regelgeving van de politie. Geef dit ook duidelijk aan op het moment dat u met een ketenpartner in gesprek gaat, zodat het voor diegene duidelijk is aan wie de gegevens worden verstrekt.

In het geval van een overdracht van de casus
Als gaandeweg het proces wordt besloten om de casus over te dragen naar een andere partner, treedt de procesregisseur vervolgens op namens degene die de casus heeft overgenomen.

Doel van gegevensverwerking in deze fase

Het doel van de gegevensverwerking door de procesregisseur in deze fase is om t.b.v. de aanmelder bepalen of een casus thuishoort in het Zorg- en Veiligheidshuis (ZVH).

Of meer specifiek: t.b.v. de aanmelder bepalen of een casus voldoet aan de criteria die in het samenwerkingsconvenant conform het landelijk kader veiligheidshuizen zijn afgesproken voor samenwerking in het ZVH.

Om een casus aan te kunnen melden bij het ZVH moet er sprake zijn van complexe, meervoudige problematiek. Bovendien moet de aanpak vragen om een gedwongen kader.

  • Zorg dat het voor de aanmelders van een casus duidelijk is met welke cliënten ze bij het ZVH terechtkunnen.
  • Voor een goede beoordeling is het noodzakelijk dat de melder aangeeft waarom de casus wordt aangemeld bij het ZVH.

Activiteiten/werkzaamheden in deze stap

Voor de beoordeling wordt gekeken naar twee aspecten:

Globale beoordeling op basis van de formele criteria uit het landelijk kader

  • Er is sprake van meerdere problemen (multiproblem) die op meer dan één leefgebied spelen en (naar verwachting) leiden tot crimineel en/of overlastgevend gedrag of verder afglijden; en
  • Samenwerking tussen meerdere ketens (minimaal dwang en drang) is nodig om tot een effectieve aanpak te komen. Het is in de reguliere samenwerking tussen partners binnen één keten niet mogelijk om deze problematiek effectief aan te pakken; en
  • De problematiek wordt beïnvloed door en heeft impact op het (gezins)systeem en/of de directe sociale leefomgeving (of wordt verwacht dat te gaan hebben); of
  • Er is sprake van ernstige lokale of gebiedsgebonden veiligheidsproblematiek, die vraagt om een ketenoverstijgende aanpak.

Een inhoudelijke afweging door de aanbrenger en procesregisseur
Zij doen dit op basis van specifieke casusinformatie en de inschatting van de mogelijke bijdrage van andere partners en organisaties aan het oplossen van de problematiek. De aanbrenger en procesregisseur maken daarbij gebruik van hun deskundigheid en kennis van lokale situatie.

Het is goed mogelijk dat een casus die op het eerste gezicht niet aan de formele criteria voldoet, bij nadere beschouwing toch thuis blijkt te horen in het ZVH, en vice versa.

Welke gegevens heeft het Veiligheidshuis in deze fase nodig?

Om in te kunnen schatten of het ZVH de juiste plek is om de casus op te pakken, heeft de medewerker van het ZVH gegevens nodig van de aanbrenger:

  • Op basis van welke grondslag wordt de casus aangemeld in het ZVH;
  • De gemeente waar de casus zich afspeelt;
  • Gegevens van de contactpersoon / behandelaar van de meldende organisatie;
  • Korte samenvatting van de problematiek: situatiebeschrijving van middelen gebruik, delict gedrag, agressie, leefgebieden;
  • Of en welke partners betrokken zijn bij de casus; is er diagnostiek aanwezig?
  • Veiligheid voor de persoon/omgeving/hulpverlening benoemen;
  • Wat is de concrete vraag aan het ZVH. Wat is de professionele inschatting?
  • Weet de aanmelder of de casus al bekend is/besproken wordt bij een andere overleg(tafel)?

Noodzakelijkheid van gegevens en gegevensdeling in de fase van aanmelding

De aanbrenger geeft de procesregisseur inzicht in de gegevens die noodzakelijk zijn om de beoordeling te maken.

De principes van dataminimalisatie zijn van toepassing. Dat betekent dat de aanmelder niet zomaar alle beschikbare informatie op tafel legt, maar nadenkt over wat noodzakelijk is. Echter: er is geen harde noodzaak voor anonimisering. Juist weten om wie het gaat en de context waarin de casus zich afspeelt, kunnen van belang zijn voor een goede afweging.

Indien noodzakelijk voor een goede afweging, kan de procesregisseur in deze fase ook checken of iemand al bij het eigen ZVH ‘in behandeling’ is. Echter uitsluitend de actieve casussen en uitsluitend op ‘dat’-gegevens. Dat wil zeggen: is diegene bij ons in behandeling ja/nee. En zo ja, wie is de procesregisseur?

Juridische basis

De grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur in het zorg- en veiligheidshuis is dezelfde als de grondslag die geldt voor de aanmeldende partner. Die kan per partner verschillen. Bijvoorbeeld:

Aanmelder Burgemeester, of College van B&W: Artikel 6 sub e, AVG
Als de afdeling OOV namens de burgemeester, of als een andere gemeentelijke afdeling namens het College van B&W een casus aanbrengt is de grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur artikel 6 sub e van de AVG: noodzakelijk voor de goede uitvoering van een taak van algemeen belang of de uitoefening van openbaar gezag, zoals opgenomen in die in de Gemeentewet, de WMO of andere wet expliciet is opgenomen. Welke publiekrechtelijke taak van toepassing is in een specifieke casus, is ter bepaling aan de gemeente. Bij de aanmelding moet duidelijk zijn in het kader van welke taak aanmelding plaats vindt.

Artikel 5 van het model privacy-protocol gaat in op de grondslagen voor gegevensverwerking en uitwisseling die van toepassing zijn in de verschillende fasen van het werkproces van een ZVH. Artikel 6 van het protocol geeft een overzicht van de (wettelijke) taken die aan de orde kunnen zijn voor de elke partner indien zij betrokken zijn bij het behandelen van een casus in het ZVH. Ook geeft het protocol inzicht in de voorwaarden en beperkingen die van toepassing kunnen zijn bij de verwerking of uitwisseling van persoonsgegevens tussen partners, en de zorgvuldigheidsafspraken die tijdens het behandelen van casussen in acht moeten worden genomen. Het model privacy-protocol is gebaseerd op dit handvat en vastgesteld door de landelijke stuurgroep Zorg en Veiligheid. In deze stuurgroep zijn alle landelijke ketenpartners vertegenwoordigd.

Voor niet convenantpartners geldt dat zij niet kunnen fungeren als aanmeldende partij van een casus. Het ZVH kan namens hen geen gegevens verwerken t.b.v. procesregie omdat er geen bevoegdheidsverlening is geregeld. Een niet convenantpartner kan in specifieke casussen deelnemer zijn aan een casusoverleg, mits dit noodzakelijk is, en mits deze zich conformeert aan de afspraken in het privacy-protocol. Er zal in dat geval echter apart getoetst moeten worden op basis van welke taak en grondslag deze partij deelneemt, en of er beperkingen zijn aan de gegevens die deze partij kan verstrekken of ontvangen.

Bijzondere persoonsgegevens

In deze fase zal er veelal sprake zijn van de verwerking van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG. Alle landelijke kernpartners in het ZVH zijn bevoegd om bijzondere persoonsgegevens te verwerken t.b.v. de eigen taak.

Omdat in deze fase de procesregisseur handelt t.b.v. de taak, en onder de verantwoordelijkheid van de aanmelder van de casus, is dit geen belemmering - zolang de aanbrenger een van de landelijke kernpartners is.

Wettelijke persoonsgebonden nummers/BSN

Het gebruik van wettelijke persoonsgebonden nummers, zoals het BSN, is aan strikte regels gebonden door de wetgever. Deze nummers mogen alleen gebruikt worden als dit expliciet in de wet is vermeld.

In het ZVH wordt het BSN vaak gebruikt om te borgen dat de gegevens die verschillende partners in brengen in fase 2 op dezelfde persoon betrekking hebben. Dit is toegestaan, mits de aanmeldende partner het BSN mag gebruiken. Dit zal meestal het geval zijn.

Geheimhoudingsplicht

De procesregisseur kan gezien worden als onderdeel van het team van de aanmeldende partner. In hoeverre de procesregisseur in deze fase inzicht mag hebben in gegevens van de aanmelder waar een geheimhouding op rust, wordt bepaald door de interne regelgeving van de aanmelder.

Wie informeert de betrokkene?

De betrokkene wordt geïnformeerd zodra is vastgesteld dat de casus doorgaat naar fase 2 ‘Triage en voorbereiding casusoverleg’. Het informeren van de betrokkene is de verantwoordelijkheid van de aanmeldende partner. Hij informeert de burger over de stappen die in deze fase ondernomen worden, welke informatie bij wie wordt opgevraagd en waarom, en welke rechten betrokkene heeft ten aanzien van gegevensverwerking.

Waar nodig vraagt de aanmeldende partner toestemming voor het uitvragen van gegevens in de volgende fase. Afhankelijk van de werkafspraken kan dit ook gebeuren door de partner die de toestemming nodig heeft.
Als er inhoudelijke redenen zijn om dit op een later tijdstip te doen, dan is dit wel mogelijk. Leg dan de reden hiervan vast en geef aan op welk moment de betrokkene geïnformeerd gaat worden.

Wie heeft toegang tot gegevens in het systeem van het ZVH?

In deze fase hebben uitsluitend de aanmeldende partner, de procesregisseur en eventueel de betrokken ondersteunende medewerker van het ZVH toegang tot de casusinformatie in het systeem ten behoeve van het ZVH.

Vervolg (en de consequenties voor het gegevensgebruik en registratie)

Er kunnen zich meerdere situaties voordoen met verschillende gevolgen voor de verdere omgang met gegevens:

Casus hoort niet thuis in het ZVH
De casus wordt niet in behandeling genomen voor verdere procesregie. De procesregisseur verstrekt eventueel een advies. De aanbrenger handelt zelf verder af, zoekt zelf bilateraal contact met een partner of organisatie, of meldt de casus bijvoorbeeld aan bij een ander samenwerkingsverband/casusoverleg. Als de uitkomst van deze fase is dat een casus niet thuishoort in het ZVH, vindt er ook geen registratie plaats in het systeem van het ZVH. De aanbrenger registreert de afhandeling in het eigen dossier. Als er wel registratie in het ZVH-systeem heeft plaatsgevonden, wordt deze weer vernietigd.

Casus hoort wel thuis in ZVH: casus gaat door naar de fase van triage.
De casus wordt in behandeling genomen voor de volgende processtap ‘Triage en voorbereiding casusoverleg’. Als de uitkomst van deze fase is dat de casus verder het proces van de samenwerking ingaat, kunnen gegevens geregistreerd worden in het systeem van het ZVH t.b.v. de procesregie.

De betrokkene wordt hierover geïnformeerd, alsmede over de volgende stappen en zijn/haar rechten. Dit gebeurt door de aanbrengende partner of door de procesregisseur namens de aanbrengende partner (volgt uit verantwoordelijkheid).

Informatie van andere partners of organisaties is noodzakelijk voor een goede beoordeling.
Soms is het beeld niet helemaal duidelijk. Informatie van andere partners of organisaties kan dan nodig zijn om te kunnen beoordelen of een casus thuishoort in het ZVH of niet. De casus gaat door naar de volgende fase ‘Triage’ met als eerste doel: door gerichte uitvraag bepalen of de casus in het ZVH thuishoort.