Casusoverleg in het Zorg- en Veiligheidshuis

In de fase van het casusoverleg gaan de professionals van de relevante deelnemers met elkaar in gesprek. Samen komen zij tot een gezamenlijk ‘toestandsbeeld’ van de casus en maken zij een voorstel voor een plan van aanpak. Aan het eind worden afspraken gemaakt over wie wat gaat doen en welke gegevens voor ieder noodzakelijk zijn om zijn taak in het plan van aanpak uit te kunnen voeren.

Ook wordt afgesproken wie de casusregisseur is, of een casus terugkomt in een vervolgoverleg (monitoring) en met wie, of dat de casus kan worden afgeschaald. In de praktijk gaat het meestal om meerdere casusoverleggen waarbij de casus gevolgd wordt totdat besloten wordt tot afschaling.

Pas in deze fase krijgen deelnemers via het systeem van het ZVH inzicht in de gegevens die andere deelnemers hebben aangedragen t.b.v. het casusoverleg, voor zover die noodzakelijk zijn voor dat overleg.

Namens wie handelt het Zorg- en Veiligheidshuis?

Het organiseren en faciliteren van het casusoverleg doet de procesregisseur namens de aanmeldende partner. Echter de gegevensverwerking (i.c. het inzicht geven aan de deelnemers in het casusoverleg in de daarvoor noodzakelijke gegevens) gebeurt formeel namens de afzonderlijke deelnemers die de gegevens hebben verstrekt t.b.v. triage en casusoverleg.

Ditzelfde geldt als de procesregisseur uitvoering geeft aan de afspraken uit het casusoverleg om deelnemers te voorzien van de voor hen noodzakelijke gegevens bij de uitvoering van het plan van aanpak.

Indien de procesregisseur ondersteuning biedt aan de casusregisseur voor de monitoring van de casus, dan handelt hij formeel namens de casusregisseur. Verstrekkingen van andere deelnemers t.b.v. de casusregie zijn dan formeel verstrekkingen aan de casusregisseur.

De formele werkelijkheid wordt hier complex, zonder dat die voor de praktische invulling grote gevolgen hoeft te hebben. Wel betekent het dat hier in de bevoegdheidsverlening aan de medewerkers van het ZVH rekening mee gehouden moet worden. Tevens dient de procesregisseur rekening te houden met de aanwijzingen die deelnemers meegeven bij het verstrekken van gegevens t.b.v. triage en casusoverleg.

Indien de conclusie van het casusoverleg is dat de casus wordt overgedragen naar een andere overlegtafel, dan kan dit alleen via een van de partners. Indien deze partner daarbij ook gegevens wil overdragen van andere deelnemers, dan kan dit alleen als deze deelnemers daarvoor toestemming geven. Indien een medewerker van het ZVH dit namens een van de partners doet, moet hier in de bevoegdheidsverlening rekening mee worden gehouden. Formeel is het echter een aanmelding van de betreffende partner aan een andere overlegtafel.

Doel van gegevensverwerking in deze fase

Het doel van gegevensverwerking in deze fase is:

Ervoor zorgen dat de deelnemers aan het casusoverleg beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn om tot een gezamenlijk toestandsbeeld van de casus te kunnen komen en om een plan van aanpak te maken.
Ervoor zorgen dat iedere deelnemer die een rol heeft bij de uitvoering van het plan van aanpak, kan beschikken over de voor zijn rol noodzakelijke gegevens.
Indien de casus wordt doorverwezen naar een andere instantie die niet bij het casusoverleg betrokken is, of naar een andere overlegtafel, deze voorzien van de noodzakelijke informatie.
Indien het ZVH een rol blijft houden bij de ondersteuning van de casusregisseur: zicht houden op de start en de afsluiting van onderdelen van het plan van aanpak en of de doelen zijn behaald, en
Zicht houden kunnen op eventuele stagnaties in de uitvoering van elk onderdeel van het plan van aanpak.

Doelbinding

Op de gegevens rust een strikte doelbinding. Dat wil zegen dat ze uitsluitend gebruikt mogen worden voor het overleg. Pas aan het eind van het overleg – als duidelijk is wie welke activiteiten gaat uitvoeren in het kader van het plan van aanpak – wordt ook afgesproken wie welke gegevens mag ‘meenemen’ voor het uitvoeren van die activiteiten.

Daarbij heeft elke deelnemer nog steeds de zeggenschap over de gegevens die hij heeft aangedragen t.b.v. de triage en het casusoverleg. Ook bepaalt elke deelnemer zelf aan wie hij wil verstrekken t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak.

Een deelnemer die geen rol heeft in de uitvoering van het plan van aanpak neemt geen persoonsgegevens uit triage of casusoverleg mee naar zijn eigen organisatie. Het is in principe mogelijk dat een deelnemer persoonsgegevens ter beschikking heeft gesteld t.b.v. triage en casusoverleg, maar deze niet wil verstrekken voor bepaalde activiteiten uit het plan van aanpak.

Activiteiten/werkzaamheden in deze stap

Deelnemers inzicht geven in de voor het casusoverleg noodzakelijke persoonsgegevens onder uitdrukkelijke doelbinding.
Bespreken van de casus in het casusoverleg, opstellen van plan van aanpak, afspraken maken over monitoring met ondersteuning van het ZVH, afspraken maken over wie welke gegevens mag ontvangen t.b.v. de uitvoering van zijn activiteiten in het plan van aanpak of welke gegevens verstrekt mogen worden aan een andere instantie of overlegtafel t.b.v. de aanpak van de casus. De zeggenschap ligt bij de deelnemers die gegevens hebben aangedragen.
Uitvoering geven aan de uitkomst van het casusoverleg ook m.b.t. de daarin afgesproken gegevensverstrekkingen t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak.
Indien is afgesproken dat het ZVH ondersteuning biedt bij de casusregie: monitoring van de uitvoering van het plan van aanpak namens de casusregisseur. Ook hier geldt dat dit in de bevoegdheidsverlening geregeld moet zijn.
Indien afgesproken: voorbereiden van vervolg casusoverleggen.

Welke gegevens zijn in deze fase nodig?

Tijdens het casusoveleg wordt de informatie uitwisseld die noodzakelijk is om tot een plan van aanpak te komen.

Noodzakelijkheid van gegevens en gegevensdeling in deze fase

De noodzakelijkheidsbeoordeling ten aanzien van welke deelnemers welke gegevens mogen inzien heeft plaatsgevonden in de triage fase.

De noodzakelijkheidsafweging ten aanzien van gegevensverstrekking ten behoeve van de uitvoering van het plan van aanpak of de uitkomst van het casusoverleg heeft plaatsgevonden in het casusoverleg.

Belangrijk is dat op de gegevens een strikte doelbinding rust. Dat wil zeggen dat ze uitsluitend gebruikt mogen worden voor het overleg. Zonder toestemming van de organisatie die de gegevens heeft aangeleverd, neemt niemand gegevens van andere deelnemers mee naar de eigen organisatie.

Juridische basis in de fase van casusoverleg

Grondslag conform AVG, Wpg, Wjsg en andere wetten
De grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur in deze fase is dezelfde als de grondslag die geldt voor de deelnemers die gegevens hebben aangedragen t.b.v. het casusoverleg. De grondslag voor de gegevensverwerking t.b.v. monitoring wordt ontleend aan de grondslag van de partner die de casusregie voert. Die kan per partner verschillen.

Bijzondere persoonsgegevens

Er zal veelal sprake zijn van de verwerking van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG in deze fase. Alle landelijke kernpartners in het ZVH zijn bevoegd om bijzondere persoonsgegevens te verwerken t.b.v. de eigen taak. De procesregisseur handelt t.b.v de taak, en onder de verantwoordelijkheid van de aanbrenger of casusregisseur. Dit is geen belemmering zolang deze een van de landelijke kernpartners is.

Indien andere dan de landelijke kernpartners betrokken worden, bijvoorbeeld een woningcorporatie, kan wel een belemmering optreden. Wellicht dat deze geen bijzondere persoonsgegevens mag inzien. Dit moet in de voorbereiding van het casusoverleg getoetst worden.

Wettelijke persoonsgebonden nummers/BSN

Gebruik van wettelijke persoonsgebonden nummers, zoals het BSN, is aan strikte regels gebonden door de wetgever. Deze nummers mogen alleen gebruikt worden als dit expliciet in de wet is vermeld.

In het ZVH wordt het BSN vaak gebruikt om er zeker van te zijn dat de gegevens die verschillende deelnemers in brengen op dezelfde persoon betrekking hebben. Dit is toegestaan, mits de aanmeldende partner het BSN mag gebruiken. Dit zal meestal het geval zijn.

Geheimhoudingsplicht

In deze fase is het vooral aan de deelnemers om te bepalen welke gegevens zij - al dan niet met toestemming van betrokkene - willen inbrengen in het casusoverleg. Dit onder de strikte doelbinding van het casusoverleg: het bepalen van gezamenlijk toestandsbeeld en het komen tot een plan van aanpak. Op basis van de uitkomst van het casusoverleg, kan elke deelnemer opnieuw een afweging maken of, en t.b.v. wiens activiteiten in het kader van het plan van aanpak, de geheimhouding (al dan niet met toestemming van betrokkene) kan worden doorbroken.

Deelnemers aan het overleg

De samenstelling van de casusoverleggen is over het algemeen wisselend en hangt af van de casuïstiek en de voortgang van de casus. Deelnemers zijn de procesregisseur, de aanmelder en de tijdens de triage vastgestelde noodzakelijke partners.

Nota bene: De samenstelling (en inzet) van ketenpartners hangt af van de casuïstiek die wordt besproken. De noodzaak van de betrokkenheid van partners bepaalt ook in belangrijke mate of de uitwisseling van persoonsgegevens is toegestaan. Wanneer de betrokkenheid van een partner niet noodzakelijk is voor het aanpakken van een probleem, dan zal in de meeste gevallen deze partij ook geen gegevens mogen ontvangen.

Aandachtspunt: nodig je iemand uit als deel van de oplossing of alleen voor expertise (en wie dan, de behandelaar of juist een collega uit een andere regio)

Omgang met cliëntgegevens

Verstrek tijdens het overleg alleen van gegevens van de cliënt die nodig zijn voor een goed plan van aanpak;
Als je hulp– of zorgverlener bent, verstrek dan alleen gegevens over de inhoud van de contacten met je cliënt als dat noodzakelijk is voor de probleemanalyse of het plan van aanpak. Beperk je in alle andere gevallen tot de ‘buitenkant’ van de zorg: of de cliënt bekend is, welk type hulp geboden wordt, wanneer deze hulp is gestart, wanneer deze is beëindigd en of de doelen behaald zijn;
Leg vast wie van de deelnemers aan het overleg het plan van aanpak met de cliënt en de leden van zijn gezin gaat bespreken, of beschrijf de redenen waarom het op dit moment (nog) niet mogelijk is om hierover contact op te nemen met de cliënt en de leden van zijn gezin.

Aan het eind van het casusoverleg worden bij de conclusies en afspraken ook conclusies getrokken ten aanzien van noodzakelijke gegevensoverdracht en registratie van gegevens.

Welke vragen moeten voorafgaand aan de gegevensuitwisseling worden worden gesteld?

Zorg dat bij elke gegevensuitwisseling vooraf getoetst wordt of:

Er een concreet doel is om gegevens uit te wisselen met de betreffende partner;
Er een noodzaak is om de gegevens voor dit doel uit te wisselen met de betreffende partner;
Er een grondslag is voor het verstrekken, dat wil zeggen dat er een wettelijke taak en/of bevoegdheid is.
Er een grondslag is voor het ontvangen, dat wil zeggen dat er een wettelijke taak en/of bevoegdheid is.

Als het bovenstaande van toepassing is, vergeet dan niet om na te gaan of er ook voldaan is aan de volgende eisen:

de betrokkene is over de gegevensuitwisseling geïnformeerd;
de gewenste gegevensuitwisseling is niet bovenmatig (ga uit van ‘need to know’ en niet ‘nice to know’);
de gegevens zijn goed beveiligd;
de gegevens zullen niet langer bewaard worden dan voor het doel noodzakelijk is (‘need to have’, niet ‘nice to have’).

Andere mogelijke gespreksthema's

Informatie over de rol van de betrokken organisaties en de gedane interventies.
Wat is de achterliggende problematiek, ook in de samenwerking, wat denkt men dat er nodig is en wat zijn daarbij struikelblokken?
De mogelijkheid om te kunnen opschalen en afschalen (model Leeuwarden).
Het bespreekbaar maken van professionele onmacht.
Omgaan met met cliënt/ouders.
Kennis en kunde over de mogelijkheden om doorpakken af te dwingen.

Op welke manier betrek je de betrokkene?

Het informeren van de betrokkene is de verantwoordelijkheid van de aanmeldende partner. Hij informeert de burger over de uitkomsten van het overleg, en aan wie welke gegevens verstrekt zullen worden en waarom. Waar nodig vraagt de procesregisseur of de aanbrenger toestemming heeft voor het verstrekken van de gegevens. Afhankelijk van de werkafspraken, kan dit ook gebeuren door de deelnemer die de toestemming nodig heeft.

=== Wie heeft toegang tot de gegevens in het systeem van het ZVH?===
In deze fase krijgen voor het eerst meerdere deelnemers inzage in de gegevens in het systeem van het ZVH. Uitsluitend de deelnemers aan het casusoverleg krijgen inzage - voor zover noodzakelijk voor het casusoverleg. Er rust een strikte doelbinding op de gegevens. Dat wil zeggen dat ze uitsluitend gebruikt mogen worden voor het overleg.

Pas aan het eind van het overleg – als duidelijk is wie welke activiteiten gaat uitvoeren in het kader van het plan van aanpak – wordt ook afgesproken wie welke gegevens mag ‘meenemen’ voor het uitvoeren van die activiteiten. Daarbij heeft elke deelnemer nog steeds de zeggenschap over de gegevens die hij heeft aangedragen t.b.v. de triage en het casusoverleg. Tevens bepaalt elke deelnemer zelf aan wie hij wil verstrekken t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak.

Dat betekent dat een deelnemer die geen rol heeft in de uitvoering van het plan van aanpak, geen persoonsgegevens uit triage of casusoverleg meeneemt naar zijn eigen organisatie. Ook is het in principe mogelijk dat een deelnemer persoonsgegevens ter beschikking heeft gesteld t.b.v. triage en casusoverleg, maar deze gegevens niet wil verstrekken voor bepaalde activiteiten uit het plan van aanpak.

Vervolg (en de consequenties voor het gegevensgebruik en registratie)

Er kunnen zich meerdere situaties voordoen met verschillende gevolgen voor de verdere omgang met gegevens:

De casus blijkt alsnog niet thuis te horen in het ZVH
Als de uitkomst van de triage is dat een casus alsnog niet thuishoort in het ZVH, wordt de casusinformatie weer uit het systeem van het ZVH verwijderd. De aanmeldende partner registreert de afhandeling in het eigen dossier. Er blijft hooguit ‘administratieve maar niet tot de persoon herleidbare informatie’ achter in het systeem van het ZVH.

De gegevens die deelnemers hebben aangeleverd t.b.v. de triage mag niet terechtkomen in de systemen van andere deelnemers, ook niet in die van de aanmeldende partner.

De betrokkene wordt geïnformeerd dat de gegevens worden verwijderd uit het systeem van het ZVH.

Er wordt een aanpak vastgesteld en een casusregisseur aangewezen, monitoring via casusoverleg ondersteund door het ZVH
Indien er een plan van aanpak wordt vastgesteld en een casusregisseur wordt aangewezen, worden ook afspraken gemaakt welke deelnemers welke gegevens meenemen t.b.v. de uitvoering van hun aandeel in het plan van aanpak. Het doel van het monitoren wordt geëxpliciteerd en er worden afspraken gemaakt over welke gegevens nog in het systeem van het ZVH blijven t.b.v. de monitoring. Deelnemers die geen rol bij de uitvoering hebben, nemen geen gegevens mee naar hun eigen organisatie.

De casus is beter op zijn plek op een andere overlegtafel, bijvoorbeeld ZSM
Als de uitkomst van het casusoverleg is dat een casus beter op zijn plek is op een andere tafel, dan wordt de casusinformatie weer uit het systeem van het ZVH verwijderd. Er blijft hooguit ‘administratieve maar niet tot de persoon herleidbare informatie’ achter in het systeem van het ZVH. De aanbrenger van de casus registreert de afhandeling in zijn eigen systeem.

In het casusoverleg wordt bepaald welke partner verantwoordelijk is voor de aanmelding bij de andere overlegtafel. Vaak zal dit de oorspronkelijke aanbrenger van de casus zijn. Indien de procesregisseur van het ZVH dit doet, doet hij dat namens de betreffende partner. Dit kan alleen als daar in de bevoegdheidsverlening rekening mee is gehouden.

De gegevens die deelnemers hebben aangeleverd t.b.v. de triage mogen niet terechtkomen in de systemen van andere deelnemers, ook niet in die van de aanmeldende partner.
Inbreng van gegevens uit de triagefase bij de andere overlegtafel, mag uitsluitend met toestemming van de deelnemer die de informatie heeft ingebracht.

Er wordt besloten tot afschaling bij het ZVH
Bijvoorbeeld omdat de aanpak en inbreng van betrokken deelnemers voldoende is uitgekristalliseerd en de betrokkenheid van het ZVH niet langer nodig wordt geacht. De casus gaat door naar fase 4: afschaling.