Toetreding, uittreding en royement van convenantpartners

Vraag:

a. Een nieuwe partner wil toetreden tot het convenant. Wat is dan de te volgen procedure? Moeten alle partners goedkeuring geven of heeft het (Z)VH mandaat? Keurt de Raad van Bestuur vervolgens goed?

b. Wat als een partner niet langer deel wil nemen? Welke procedure moet dan worden gevolgd? Moet het convenant na doorhaling worden ondertekend door alle partners?

c. Wat als we zelf een partner willen blokken? Zijn daar richtlijnen voor?

Antwoord:

Voor de procedure voor toetreding, uittreding en royement zijn geen landelijke richtlijnen. De partners in het convenant kunnen daar zelf een procedure voor afspreken. Eigen juristen kunnen daar een voorstellen voor aanreiken.

Ad a. Als het ZVH werkt met bijvoorbeeld een Dagelijks Bestuur (DB) en Algemeen Bestuur (AB), is het voorstelbaar dat het DB beslist over toetreding van een nieuwe deelnemer, na consultatie van de andere deelnemers. Je zult dan wel nog een procedure moeten afspreken voor de situatie dat een zittende partner bezwaar heeft tegen toetreding van een bepaalde nieuwe deelnemer.

Ad b. Als een convenantpartner uit het convenant wil stappen, hoeven de overige partners het convenant niet opnieuw te tekenen. Je kunt het uittredingsbesluit aan het bestaande convenant toevoegen. Afhankelijk van de afspraken over de organisatie, zul je misschien wel afspraken moeten maken over verrekening van financiële kosten. De uittredende partner blijft gehouden aan het privacyprotocol met betrekking tot de gegevens die in het kader van de behandeling van casuïstiek onder het convenant en protocol zijn verkregen.

Ad c. Als de andere partners een specifieke partner willen uitsluiten van het convenant, dan is er wel echt sprake van een hooglopend conflict. Ook daar kunnen de convenantpartners zelf een procedure voor afspreken. Het is daarbij belangrijk om ook iets te zeggen over de redenen die aanleiding kunnen zijn om een partner te royeren. Dat zou bijvoorbeeld kunnen zijn als een partner meerdere keren de afspraken met betrekking tot gegevensverwerking uit het protocol schendt, of systematisch andere verplichtingen niet nakomt.

Mandaat machtiging en vertegenwoordiging

Vraag:

In Bijlage 5 staat: “In het kader van het Zorg- en Veiligheidshuis is voor mandatering noodzakelijk dat alle gemeenten eerst toetreden tot de Stuurgroep. Pas nadat zij zijn toegetreden kunnen zij formeel andere gemeenten mandateren om namens hen besluiten te nemen in de Stuurgroep.”

Is het voldoende om alle convenantpartners te laten ondertekenen en direct een clausule te laten ondertekenen waarin ze die partijen mandateren om namens hen besluiten te nemen in de stuurgroep?

Antwoord:

Ja. Er is niks op tegen om het zo efficiënt mogelijk te organiseren.

Je moet wel zorgvuldig formuleren zodat:

• Duidelijk is welke gemeenten formeel in de stuurgroep zitten (allemaal)
• En welke gemeenten dan de andere gemeenten mandateren om namens hen besluiten te nemen.

ZVH als netwerkorganisatie

Vraag:

In de stukken wordt het ZVH: Zorg- en Veiligheidshuis voorgesteld als een netwerkorganisatie zonder een zelfstandig rechtspersoon te zijn. Dus het ZVH kan NIET zelfstandig deelnemen aan het rechtsverkeer. Dat betekent volgens de wet/ juridisch dat:

• ZVH géén overeenkomsten kan sluiten, dus ook NIET voor personeel, machtiging, huisvesting, etc.;
• ZVH óók die beheerovereenkomst NIET kan aangaan en de wet hierbij de voorkeur uitspreekt voor een bestuurlijke vorm;
• de bestuurlijke/publiekrechtelijke rechtsvorm van een gemeenschappelijke regeling met een centrumgemeente in dit geval sterk voor de hand ligt volgens de VNG/BiZA-handreiking intergemeentelijke samenwerking: schema blz 115: “Centrumregeling” als “Netwerkconstructie”, zodat
  
  a. een medewerker van de centrumgemeente in ZVH opereert –m.b.v. een machtiging- uit naam van ons College of onze burgemeester, en;
  
  b. de centrumgemeente dan de financiële middelen van de partners ontvangt ter uitvoering van de publieke taken zonder dat sprake is van inkoop/aanbestedingsverplichting voor de concurrerende bedrijfsvoeringswerkzaamheden uit de nu voorgestelde beheerovereenkomst;

Antwoord:

In de beheerovereenkomst kun je een bepaling opnemen waarin staat dat de beheergemeente privaatrechtelijke overeenkomsten kan aangaan ten behoeve van de andere partijen aan de beheerovereenkomst. Het is dus niet het ZVH dat een beheerovereenkomst aangaat. Het zijn de aangesloten gemeenten die een beheerovereenkomst aangaan met de beheergemeente.

Overigens staat het de gemeenten vrij om een beheerorganisatie op te richten in de vorm van een Wgr en deze vervolgens een beheerovereenkomst met de andere partners.